Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem przetwarzania wielu rodzajów informacji. Dane dotyczące zamówień, płatności, dostaw i rozliczeń muszą być aktualne, a ich prawidłowość wpływa na codzienne decyzje. Gdy poszczególne działy korzystają z odrębnych narzędzi, te same informacje mogą być wprowadzane kilka razy, co zwiększa ryzyko pomyłek.
Jednym ze możliwości organizacji takich procesów jest przeznaczenie zintegrowanych systemów informatycznych. Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania, które mogą służyć do obsługi wybranych obowiązków administracyjnych, handlowych i majątkowych. Przy analizie ich zastosowania warto zacząć od ustalenia, gdzie powstają dane, kto odpowiada za ich aktualizację i w jakiej formie są przekazywane między pracownikami. Takie rozpoznanie umożliwia określić, czy problem wynika z ograniczeń używanych narzędzi, czy raczej z przyjętego sposobu organizacji pracy.
W systemach zarządzania przedsiębiorstwem istotne znaczenie ma powiązanie informacji pochodzących z różnych wycinków działalności. Comarch ERP to grupa rozwiązań, których funkcje mogą obejmować sprzedaż, gospodarkę magazynową, księgowość, kadry lub procesy produkcyjne, zależnie od konkretnego produktu i konfiguracji. W praktyce ważne jest zobowiązanie, które dane mają być wspólne dla kilku działów. Na przykład zmiana warunków zamówienia może wymagać aktualizacji informacji wykorzystywanych przez sprzedaż, magazyn i księgowość. Jeśli każdy obszar prowadzi własną ewidencję, uzgodnienie rozbieżności zajmuje dodatkowy czas. Integracja nie oznacza jednakże, że wszystkie czynności odbywają się automatycznie. Część operacji wymaga zatwierdzenia przez uprawnionego pracownika, a zakres automatyzacji uzależniony jest od ustawień a także powiązań między modułami. Przed wyborem rozwiązania trzeba również sprawdzić, czy obsługuje ono wykorzystywane formaty dokumentów, wymagane raporty i przepływ informacji z pozostałymi aplikacjami.
Przy zmianie systemu informatycznego dużym wyzwaniem bywa przeniesienie dotychczasowych danych. Wdrożenia Comarch mogą wymagać przygotowania kartotek towarów, list kontrahentów, cenników, sald i historii operacji. Nie wszystkie informacje muszą zostać przeniesione w takim samym zakresie. Decyzja zależy w głównej mierze od potrzeb raportowych, obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji a także sposobności technicznych nowego środowiska. Przed migracją trzeba sprawdzić, czy dane nie zawierają duplikatów, pustych pól lub nieaktualnych oznaczeń. W innym przypadku wcześniejsze usterki mogą zostać przeniesione do nowego systemu i ujawnić się dopiero podczas wystawiania dokumentów albo przygotowywania zestawień. Następnym elementem są testy wykonywane przykładowoach odpowiadających powszechnym zadaniom. Warto sprawdzić nie tylko i wyłącznie standardową sprzedaż czy przyjęcie towaru, lecz też korekty, zwroty, anulowanie dokumentów i nietypowe sytuacje rozliczeniowe. To właśnie na takich przypadkach na prawdę bardzo często widać, czy przyjęte ustawienia odpowiadają prawdziwym zasadom działania przedsiębiorstwa.
Na sposób korzystania z systemu wpływają także kompetencje pracowników i podział odpowiedzialności. Jeżeli kilka osób może przerabiać te same dane, potrzebne są jasne reguły określające, kto zatwierdza zmiany i w jaki sposób można sprawdzić ich historię. Znaczenie ma także dopasowanie uprawnień do zakresu zadań, ponieważ dostęp do wszystkich funkcji nie jest konieczny zainteresowanym osobom użytkownikowi. W pierwszym okresie pracy z nowym rozstrzygnięciem mogą pojawiać się pytania dotyczące raportów, poprawiania dokumentów albo obsługi wyjątków od standardowej procedury. Dlatego przygotowanie rozpiski dla konkretnych stanowisk może być równie ważne jak samo szkolenie z obsługi skryptu. Należy również uwzględnić późniejsze aktualizacje, zmiany przepisów i rozwój firmy. Rozbudowa magazynu, uruchomienie kolejnego kanału sprzedaży czy zmiana sposobu rozliczania produkcji mogą wymagać implementacji wcześniejszych ustawień. Ocena działania systemu powinna więc obejmować nie tylko i wyłącznie prawidłowość jego funkcji, niemniej jednak także jakość wprowadzanych danych, czas wykonywania obowiązków i liczbę czynności, które nadal powinno się realizować poza nim.
Zobacz również: comarch erp e-sklep.