Jeszcze przed wyborem wyposażenia warto pomyśleć, jak z dużą dokładnością będzie wyglądał zwyczajny dzień w danym lokalu. To właśnie obserwacja codziennych czynności często pokazuje kłopoty, których nie widać na rzucie pomieszczenia. Projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych wymaga dlatego uwzględnienia nie tylko i wyłącznie powierzchni, lecz także kolejności wykonywanych zadań.
Pracownik powinien mieć sposobność przejścia między stanowiskami bez omijania przypadkowo ustawionych mebli, a klient nie powinien być kierowany w miejsce, które służy jednocześnie do transportu towaru lub wykonywania prac zaplecza. W małych lokalach ma to szczególne znaczenie, ponieważ każdy metr kwadratowy jest wykorzystywany intensywnie. Zbyt duża liczba elementów może ograniczyć swobodę poruszania się, jednakże nadmiernie otwarta przestrzeń może sprawić, że zabraknie miejsca na rzeczy potrzebne podczas pracy. Dlatego układ warto sprawdzać pod kątem rzeczywistych sytuacji, takich jak dostawa towaru, obsługa kilku osób równocześnie, sprzątanie czy uzupełnianie materiałów.
W gastronomii istotnym zagadnieniem jest także sposób przechowywania produktów i wyposażenia. Nie wystarczy przewidzieć miejsce na urządzenia widoczne na sali albo w głównej części kuchni. Potrzebne są także powierzchnie na zapasy, naczynia, opakowania, środki do utrzymania czystości a także odpady. Każdy z takowych elementów zajmuje przestrzeń, a część wymaga określonych warunków przechowywania. W praktyce kłopoty pojawiają się na prawdę często wtedy, gdy projekt opiera się jedynie na podstawowej liście urządzeń. Po rozpoczęciu pracy okazuje się, że potrzebny jest dodatkowy regał, stół pomocniczy lub miejsce na sprzęt używany wyłącznie okresowo. Zmiana ustawienia może wtedy wpływać na przejścia i dostęp do innych stanowisk. Znaczenie ma również kolejność prac. Jeżeli już surowiec musi być kilkukrotnie przenoszony wśród odległymi częściami zaplecza, taki układ może utrudniać organizację pracy, dosłownie jeżeli wszystkie wymagane pomieszczenia zostały formalnie uwzględnione.
Inaczej trzeba rozważyć lokal, w którym dominują usługi realizowane bezpośrednio przy stanowisku pracy. W współzależności od rodzaju działalności potrzebne może być miejsce dla jednej osoby, kilku pracowników a także klientów oczekujących na obsługę. Warto wówczas zwrócić uwagę na widoczność stanowisk, dostęp do przechowywanych materiałów i sposobność zachowania porządku podczas pracy. Niektóre czynności wymagają również odpowiedniego oświetlenia, zasilania urządzeń albo dostępu do wody. Nie za każdym razem można natomiast dowolnie rozmieszczać instalacje. Istniejące piony, konstrukcja budynku czy położenie wejść mogą ograniczać zakres przemian. Z tego powodu rozwiązanie, które na papierze wydaje się najprostsze, niekoniecznie będzie możliwe do wykonania bez dodatkowych ingerencji w lokal. Przed podjęciem wyborów warto zatem sprawdzić stan techniczny pomieszczeń i ustalić, które elementy są stałe, a które można faktycznie przesunąć albo przebudować.
Na sposób użytkowania wnętrza wpływają też detale, które łatwo pominąć w trakcie planowania. Kierunek otwierania drzwi, wysokość blatów, położenie gniazd elektrycznych czy miejsce ustawienia pojemników na odpady mogą po pewnym czasie stać się istotnymi elementami codziennej pracy. W przypadku lokali odwiedzanych przez większą liczbę osób dochodzą kwestie powiązane z przepływem klientów i dostępnością poszczególnych stref. Powinno się w dodatku pamiętać, że lokal nie funkcjonuje jedynie w warunkach idealnych. W ciągu dnia ukazują się dostawy, opóźnienia, większa liczba klientów, konieczność wypełnienia zapasów czy awaria pojedynczego urządzenia. Świetnie przeanalizowany układ powinien zatem uwzględniać też takie sytuacje. Właśnie dlatego projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych obejmuje sporo decyzji dotyczących praktycznego użycia przestrzeni, a nie tylko i wyłącznie jej wyglądu i początkowego rozmieszczenia wyposażenia.
Zobacz także: projektowanie hoteli.